+7 928 590-11-44   ⋅   Махачкала

Зачем сохранять прошедшие закупки

9 сентября

Участие в тендере не заканчивается победой или проигрышем. Сохранить, структурировать, проанализировать — эти действия с прошедшими закупками помогут работать с будущими. Возьмите на заметку, как другие поставщики работают с информацией — возможно, вы начнете делать так же.

Для чего хранят закупки

Чаще всего участники закупок называют три причины: 

  1. «Системная» — сохранить опыт участия в прошедших закупках для участия в будущем. 
  2. «Формальная» — отчитаться руководству о результатах работы за определенный период (неделя, месяц, квартал). 
  3. «Кадровая» — упростить передачу дел при расширении штата или увольнении. 

Какой опыт хотят учесть 

Все сохраненные закупки можно разбить на два блока: в которых участвовали и в которых не участвовали. 

Участвовали и …  

Не участвовали, но…  

... выиграли!  … проследим за интересным тендером 

Тут поставщики хотят зафиксировать положительный опыт и повторить его снова в следующем цикле с подобным товаром или заказчиком. Или наоборот: запомнить, с какими проблемами столкнулись при выполнении, чтобы не наступать на те же грабли: не смогли найти продукцию, сложно общаться с заказчиком, были просрочки и т.д.

Как правило это закупки «на вырост»: с большим объемом поставок, сложными проектами, требовательными заказчиками, большим обеспечением контракта. В таких закупках потенциальные участники анализируют, каких ресурсов сейчас не хватает, чтобы подать заявку на подобные закупки и как проходит исполнение: этапы, оплата. 

... проиграли ... в этой закупке что-то есть

В этом случае сохраняют информацию, кто выиграл, с каким процентом снижения цены. Анализируют и сохраняют в комментариях, почему не получилось выиграть. Это для следующего раза, чтобы  скорректировать свое предложение или понять, что в этих закупках слишком сильное падение и не нужно тратить время на участие.

 

Сюда относятся закупки с интересными запросами на разъяснение и жалобами в ФАС. Такие документы используют как базу данных, когда возникнут подобные ситуации. 

К этой же группе относятся закупки, в которых что-то смутило, например нечеткое ТЗ, а срок подачи запроса на разъяснения вышел. Интересно посмотреть, чем закончился тендер и что имел в виду заказчик. 

Самой интересной и продуктивной поставщики называют работу с блоком «Не участвовали».  Его можно рассматривать как воронку продаж. 
 

В месяц в вашей сфере проходит около 100 интересных тендеров

из них около 30 подходят вашей компании по ТЗ

в 20 не успели поучаствовать 

в 10 поучаствовали

в 5 заработали 

3 млн Р

Анализ помогает понять, хочет ли компания зарабатывать больше на закупках, по каким причинам не успела поучаствовать во всех интересных, где нужно расширять воронку и чего не хватает, чтобы это сделать. 

Как сохраняют закупки

Разбивают по папкам на компьютере 

Информацию разбивают по годам, названию заказчика, номеру закупки. Сохраняют готовые заявки и ТЗ, чтобы использовать в похожих закупках. 

Добавляют в избранное на ЭТП или закладки в браузере

Риск в том, что на торговой площадке может поменяться схема хранения документов, а доступ к информации есть только у одного человека. 

Структурируют в сервисе-агрегаторе 

Например, в Контур.Закупках тендеры разграничивают метками по этапам, сфере деятельности, заказчику и выгружают по мере необходимости. Добавляют комментарии (например, почему не участвовали или проиграли) и выгружают в Эксель.

Выгрузка — это почти готовые отчеты. 

Ведут реестры в Эксель  

Такие таблицы заполняют вручную — это минус, зато их структуру можно менять под себя — это плюс. Например, поместить информацию в нужном для себя порядке, добавить важные для компании данные  и т.д. Также информацией могут пользоваться не только сотрудники с доступом к агрегатору закупок, а все заинтересованные. 

Так сохранять или нет? 

Мы рекомендуем сохранять. Собранный опыт облегчает будущую работу, помогает быстрее и осознаннее принимать решения, быстрее готовить и проще передавать дела. 

Если вы работаете с закупками после подведения итогов, поделитесь в комментариях опытом, лайфхаками и историями, от каких курьезных ситуаций уберегло сохранение закупок — это интересно.

источник zakupki.kontur.ru


Другие новости

13 сентября

Конкурс проходит для организаций, которые пользуются системами электронного документооборота Диадок и Контур.EDI. Участвовать может малый, средний и крупный бизнес – номинации подходят для разных масштабов компаний. Сбор заявок открыт до 1 октября.

9 сентября

Сертификат электронной подписи «Квалифицированный для ГИИС ДМДК» подходит всем, кому нужно подключиться к системе в сфере контроля за оборотом драгоценных металлов и драгоценных камней — ГИИС ДМДК.

5 сентября

Расскажем, что такое крупная сделка, когда Решение об ее одобрении нужно прикладывать в закупках по 44-ФЗ/ 223-ФЗ и как грамотно составить документ в 2020 году.

27 августа

В России с 8 июля 2021 года начала действовать национальная система прослеживаемости. Этому предшествовал эксперимент по контролю за перемещением ограниченных групп товаров, продлившийся два года. К нему можно было добровольно присоединиться. А сейчас все участники нацсистемы должны настроить работу с электронными счетами-фактурами или первичными документами для неплательщиков НДС.