+7 928 590-11-44   ⋅   Махачкала

Зачем сохранять прошедшие закупки

9 сентября 2021

Участие в тендере не заканчивается победой или проигрышем. Сохранить, структурировать, проанализировать — эти действия с прошедшими закупками помогут работать с будущими. Возьмите на заметку, как другие поставщики работают с информацией — возможно, вы начнете делать так же.

Для чего хранят закупки

Чаще всего участники закупок называют три причины:

  1. «Системная» — сохранить опыт участия в прошедших закупках для участия в будущем.
  2. «Формальная» — отчитаться руководству о результатах работы за определенный период (неделя, месяц, квартал).
  3. «Кадровая» — упростить передачу дел при расширении штата или увольнении.

Какой опыт хотят учесть

Все сохраненные закупки можно разбить на два блока: в которых участвовали и в которых не участвовали.

Участвовали и …

Не участвовали, но…

... выиграли!  … проследим за интересным тендером 

Тут поставщики хотят зафиксировать положительный опыт и повторить его снова в следующем цикле с подобным товаром или заказчиком. Или наоборот: запомнить, с какими проблемами столкнулись при выполнении, чтобы не наступать на те же грабли: не смогли найти продукцию, сложно общаться с заказчиком, были просрочки и т.д.

Как правило это закупки «на вырост»: с большим объемом поставок, сложными проектами, требовательными заказчиками, большим обеспечением контракта. В таких закупках потенциальные участники анализируют, каких ресурсов сейчас не хватает, чтобы подать заявку на подобные закупки и как проходит исполнение: этапы, оплата. 

... проиграли ... в этой закупке что-то есть

В этом случае сохраняют информацию, кто выиграл, с каким процентом снижения цены. Анализируют и сохраняют в комментариях, почему не получилось выиграть. Это для следующего раза, чтобы  скорректировать свое предложение или понять, что в этих закупках слишком сильное падение и не нужно тратить время на участие.

 

Сюда относятся закупки с интересными запросами на разъяснение и жалобами в ФАС. Такие документы используют как базу данных, когда возникнут подобные ситуации.

К этой же группе относятся закупки, в которых что-то смутило, например нечеткое ТЗ, а срок подачи запроса на разъяснения вышел. Интересно посмотреть, чем закончился тендер и что имел в виду заказчик.

Самой интересной и продуктивной поставщики называют работу с блоком «Не участвовали».  Его можно рассматривать как воронку продаж. 

В месяц в вашей сфере проходит около 100 интересных тендеров

из них около 30 подходят вашей компании по ТЗ

в 20 не успели поучаствовать

в 10 поучаствовали

в 5 заработали

3 млн Р

Анализ помогает понять, хочет ли компания зарабатывать больше на закупках, по каким причинам не успела поучаствовать во всех интересных, где нужно расширять воронку и чего не хватает, чтобы это сделать.

Как сохраняют закупки

Разбивают по папкам на компьютере

Информацию разбивают по годам, названию заказчика, номеру закупки. Сохраняют готовые заявки и ТЗ, чтобы использовать в похожих закупках.

Добавляют в избранное на ЭТП или закладки в браузере

Риск в том, что на торговой площадке может поменяться схема хранения документов, а доступ к информации есть только у одного человека.

Структурируют в сервисе-агрегаторе

Например, в Контур.Закупках тендеры разграничивают метками по этапам, сфере деятельности, заказчику и выгружают по мере необходимости. Добавляют комментарии (например, почему не участвовали или проиграли) и выгружают в Эксель.

Выгрузка — это почти готовые отчеты.

Ведут реестры в Эксель

Такие таблицы заполняют вручную — это минус, зато их структуру можно менять под себя — это плюс. Например, поместить информацию в нужном для себя порядке, добавить важные для компании данные  и т.д. Также информацией могут пользоваться не только сотрудники с доступом к агрегатору закупок, а все заинтересованные.

Так сохранять или нет?

Мы рекомендуем сохранять. Собранный опыт облегчает будущую работу, помогает быстрее и осознаннее принимать решения, быстрее готовить и проще передавать дела.

Если вы работаете с закупками после подведения итогов, поделитесь в комментариях опытом, лайфхаками и историями, от каких курьезных ситуаций уберегло сохранение закупок — это интересно.

источник zakupki.kontur.ru


Другие новости

21 февраля

Компания начала поэтапное внедрение ЭДО, чтобы ускорить процесс приема товаров, сохранить текущий штат сотрудников, а также минимизировать издержки. Каких результатов удалось достичь, читайте в статье.

21 февраля

Компания производит молоко, кефир, сметану и другие молочные продукты под собственным брендом «Бавлинское молоко». Уже с 1 сентября 2024 года такие фермерские хозяйства должны маркировать свой товар. Несмотря на срок, КФХ Садыкова решило внедрить маркировку заранее.

21 февраля

Через Модуль 1С теперь можно отправлять больше документов по проактивным выплатам и подтверждение вида деятельности в СФР. Для 1С: Документооборот появилась возможность распечатать все документы по отправленному отчету.

20 февраля

Теперь ни один вопрос не потеряется в обсуждениях и не останется без ответа. Добавили возможность сохранять таблицы с сообщениями участников и вопросами, которые они задают.